Gestion de projet en ligne, avec quel outil travailler?

Aujourd’hui, je vais vous vanter les mérites d’une approche légère (on-the-cloud) par rapport aux approches lourdes reposant sur des logiciels. Je souhaiterais aborder aujourd’hui le cas emblématique des espaces de collaboration en ligne. Pourquoi emblématique ? Parce que c’est dans le quotidien de la gestion de projet que se cristallisent les défauts de l’Entreprise 1.0 (rigidité, manque de communication transverse, gaspillage de ressources et d’énergie…).

Voici donc un sujet souvent problématique qui anime les équipes d’un projet: comment gérer un projet avec une équipe dispersée voire virtuelle? Oui la mondialisation est peut être passée par là, mais les télécommunications, l’informatique et surtout internet ont permis d’abolir la notion de distance de le travail. Aujourd’hui on est de plus en plus amené à travailler avec des équipes dites “virtuelles” (généralement pour des raisons de coût, on crée des équipes dispersées là où se trouve les compétences),  ainsi la communication devient le cœur du projet (Téléphone, mail, visio-conférence, partage d’ordinateur à distance, intranet, extranet, …).  Afin de rester efficace et donc de ne pas perdre d’argent sur l’organisation du travail d’une équipe virtuel, une méthodologie doit être mise en place. Dans un article précédant, j’évoquai Basecamp, qui est devenu une référence dans ce domaine.

Basecamp est un outil simple qui met à disposition le minimum vital pour gérer un projet de manière collaborative:
– Gestion des tâches à effectuer : très bien fait
– Gestion des dates butoires : pas mal
– Edition collaborative de document (juste des documents type texte enrichi) : efficace
– Gestion de discussions et de commentaires : permet de rapidement arriver à des concensus.
– Gestion des droits d’accès et de modifications : indispensable

Les petits plus de basecamp sont une page d’accueil personnalisable pour le projet, des fils RSS pour les taches, les docs, … , des alertes par email. A noter pour les mordus de technos web que Basecamp a été développé au dessus du fameux Ruby On Rail. De manière générale, ce service est agréable et intuitif, ce qui en fait une bonne plateforme de travail collaratif. Bien entendu ce service propose des packs payant quand vous avez de gros besoin, mais la formule de base est gratuite (peu d’espace, 1 seul projet actif, …) et largement utilisable.

Est ce qu’il y a de mieux?

Je ne sais pas vraiment, mais il s’agit d’une référence dans le domaine. Attention, ceux qui espère retrouver toutes les options d’un Microsoft Project et consors vont être déçu, il n’y a pas de diagramme de Gantt, ni d’algorithme d’optimisation des ressources et du planning, ni tous les rapports très utiles que vous pouvez trouver sur ces outils spécialisés.

La concurence?

Aujourd’hui Basecamp n’est plus seul sur le marché et il existe de nombreuses solutions, qui sont meme parfois des clone, cependant ils restent payant donc l’interet de ceux-ci reste un mystere, on peut également trouver des outils « open source » qui manque généralement d’ergonomie, et d’autre vision du projet comme Google.

ActiveCollab, un clone de Basecamp qui avait l’avantage d’être gratuit a son lancement, cependant ce temps est fini, aujourd’hui sous licence prevoyez un minimum de 299$
Google, une alternative gratuite mais un peu bordélique avec : Documents, Gmail, Agenda… Google veut clairement attaquer les systèmes d’informations des entreprises, il y a fort à parier que des outils de gestion de projet collaboratifs vont faire leurs apparitions dans peu de temps.
Planzone, un autre clone de Basecamp, cependant il a le merite de proposer 2 projets gratuits, et en plus, il est en Français, personnelement je l’ai testé et je l’ai approuvé 🙂
Redmine: qui est open-source, simple comme un Basecamp mais avec des fonctionnalités suffisantes pour faire de la collaboration avec le client et de la gestion de projets avec une équipe conséquente (bon courage avec Basecamp), sans tomber dans le côté usine à gaz de JIRA, dont les fonctionnalités en plus sont jolies en démo, mais ne sont pas vraiment utiles au quotidien

Bref, au niveau de l’offre, les solutions sont nombreuses : Basecamp, ActiveCollab, Zoho Project, ProjectPlace, GoPlan, 5PM, Wricke, SantexQ, ClariZen, LiquidPlanner, Assembla, ProjectThingy, ComindWork, Nozbe, CentralDesktop, Huddle, ProjectDesk, Sosius, @Task… et possèdent chacune des caractéristiques répondant à vos contraintes. Je serais bien mal placé pour vous conseiller l’une ou l’autre de ces solutions mais je pense que vous devez au moins en tester une pour bien appréhender le potentiel qu’elles représentent.

ActiveCollab, un clone de Basecamp qui avait l’avantage d’être gratuit a son lancement, cependant ce temps est fini, aujourd’hui sous licence prevoyez un minimum de 299$